Подготовка к работе программы ViPNet ЭДО Отчет 2.0

Перед установкой ViPNet ЭДО Отчет убедитесь в том, что у вас установлен криптопровайдер. Если криптопровайдер не установлен, установите его.

Совет. Например, вы можете установить Криптопровайдер ViPNet CSP. Все необходимое для установки вы можете загрузить на сайте:

Последовательность установки ViPNet ЭДО Отчет

  • установочный файл;
  • руководство по установке.

Чтобы подготовить программу ViPNet ЭДО Отчет к работе, выполните перечисленные ниже действия.

  1. У специализированного оператора связи получите сертификат для работы с ViPNet ЭДО Отчет, записанный на внешнее устройство, и пароль к контейнеру ключей.
  2. Установите контейнер ключей с помощью криптопровайдера.
  3. Установите программу ViPNet ЭДО Отчет.
  4. Выполните действия при первом запуске программы.

Совет. Вы можете дополнительно ознакомиться с видео руководством ViPNet ЭДО Отчет. Быстрый старт.

Управление учетными записями дополнительных пользователей

Если вы работаете с программой ViPNet ЭДО Отчет в многопользовательском режиме создайте нужное количество учетных записей для дополнительных рабочих мест. Пользователи дополнительных рабочих мест будут осуществлять только подготовку документов к отправке.

Примечание. Количество дополнительных рабочих мест, которые вы можете использовать, ограничено вашей лицензией.

Чтобы создать учетную запись пользователя дополнительного рабочего места, выполните следующие действия:

  1. В окне программы ViPNet ЭДО Отчет на панели инструментов щелкните значок и в появившемся меню выберите пункт «Настройки».
  2. В окне Настройки на панели навигации выберите раздел Доп. пользователи и на панели просмотра нажмите кнопку Добавить.
  3. В открывшемся окне выполните следующие действия:
  • С помощью кнопки укажите фамилию, имя и отчество пользователя.
  • В соответствующих полях задайте имя учетной записи и пароль пользователя.
  • Нажмите кнопку ОК.

В результате в списке появится новая учетная запись.

Также вы можете изменить или удалить учетную запись. Для этого:

  1. Чтобы изменить учетную запись, выберите в списке нужную учетную запись и нажмите кнопку Редактировать. Откроется окно как при создании учетной записи. Внесите необходимые изменения и нажмите кнопку ОК.
  2. Чтобы удалить учетную запись, выберите в списке нужную учетную запись и нажмите кнопку «Удалить».

Заполнение данных о своей организации

При первом запуске программы заполните недостающую информацию о вашей организации:

  • В главном окне программы нажмите элемент Компания.
  • Если ваша лицензия позволяет вам работать в режиме УП, будет отображен список обслуживаемых организаций. Выберите название своей организации и на панели инструментов списка организаций нажмите кнопку «Редактировать».
  • В появившемся окне Информация об организации на вкладке Компания заполните пустые поля.

Если ваша организация является филиалом компании, который относится к крупнейшим налогоплательщикам, установите флажок Является крупнейшей организацией. Если этот флажок установлен, отправка отчетности будет произведена через транзитное управление ФНС, занимающееся крупнейшими налогоплательщиками.

Примечание. Так как в декларации ЕНВД указывается КПП, выданный организации по новым правилам, в сведениях о вашей организации в поле КПП для ЕНВД укажите новый КПП вашей организации, отличающийся от основного КПП.

Для заполнения полей с адресами и поля ФИО нажмите кнопку и введите данные. Затем нажмите кнопку «Сохранить».

  • На вкладке Направления сдачи отчетности просмотрите направления, разрешенные для вашей организации. Если разрешена сдача отчетности в ФНС и отправкой отчетности будет заниматься лицо, не являющееся руководителем компании, добавьте доверенность. Для этого щелкните ссылку «Добавить доверенность» и в окне Доверенность в ФНС заполните форму доверенности и нажмите кнопку «ОК».
  • Если вы работаете в режиме УП, на вкладке Направления сдачи отчетности отображаются направления, доступные для вашей организации, и направления, доступные подотчетным организациям. В списке направлений красным помечены направления и доверенности с истекшим сроком действия. Чтобы отсортировать содержимое списка, щелкните заголовок столбца, по которому вы хотите выполнить сортировку.
  • Чтобы добавить собственное направление, нажмите кнопку Добавить направление. Выберите направление из списка и нажмите кнопку Выбрать. Если разрешена сдача отчетности в ФНС, добавьте доверенность. Для этого щелкните ссылку «Добавить доверенность» и в окне Доверенность в ФНС заполните форму доверенности и нажмите кнопку «ОК». Аналогичным образом вы можете добавить доверенность для направлений ПФР и ФСС.

Совет. Доверенность для направлений ПФР и ФСС добавляется в информационных целях и не будет отправлена в контролирующий орган. Чтобы не пропустить время окончания доверенности по направлению, вы можете добавить доверенность и срок ее действия и настроить оповещение о ее окончании.

  • Чтобы отправлять отчетность в транзитное управление ФНС, также добавьте доверенность. Для этого щелкните ссылку Добавить доверенность, расположенную под наименованием транзитного управления ФНС. Затем в окне Доверенность в ФНС заполните форму доверенности.
  • Для завершения редактирования данных о своей организации нажмите кнопку ОК.

Запуск и завершение работы

Чтобы запустить программу ViPNet ЭДО Отчет, выполните следующее:

  • Выполните одно из действий:
  1. Если вы используете операционную систему Windows 7, Windows Server 2008 или более ранней версии, в меню Пуск выберите Все программы > ViPNet > ViPNet ЭДО Отчет > ViPNet ЭДО Отчет.
  2. Если вы используете операционную систему Windows 8 или Windows Server 2012, на начальном экране откройте список приложений и выберите ViPNet > ViPNet ЭДО Отчет.

Примечание. Во время установки положение программы в меню Пуск или в списке приложений могло быть изменено.

  • Дважды щелкните ярлык на рабочем столе.

В зависимости от способа аутентификации выполните одно из действий:

  • Если вы хотите войти в программу с помощью имени учетной записи и пароля, в окне входа в программу в поле Имя пользователя введите имя учетной записи.
  • Если вы хотите войти в программу с помощью сертификата, в окне входа в программу справа от поля Имя пользователя нажмите кнопку. В появившемся окне выберите сертификат пользователя, от имени которого вы хотите войти в программу.

Если сертификат не был установлен в хранилище операционной системы, нажмите кнопку «Импорт» и в открывшемся окне укажите путь к нужному сертификату.

Чтобы просмотреть сертификат, щелкните ссылку Просмотр сертификата. Действительные сертификаты имеют значки. Затем нажмите кнопку ОК.

Выполните одно из действий:

  • Если вход в программу осуществляется с помощью имени учетной записи и пароля, в поле Пароль введите пароль к учетной записи.
  • Если контейнер ключей вашей учетной записи находится в локальной папке, в поле Пароль введите пароль к контейнеру ключей.
  • Если контейнер ключей находится на внешнем устройстве, подключите внешнее устройство к компьютеру и в поле Пароль введите ПИН-код внешнего устройства.

Если вы хотите, чтобы при следующем входе в программу пароль не запрашивался, установите флажок Сохранить пароль. При необходимости вы можете опять включить запрос пароля, убрав данный флажок при очередном входе в программу.

Внимание! Сохранение пароля для входа в программу ведет к снижению уровня безопасности.

Нажмите кнопку Войти. Откроется главное окно программы.

Чтобы завершить работу с программой ViPNet ЭДО Отчет, выполните одно из действий:

  • В правом верхнем углу окна ViPNet ЭДО Отчет нажмите кнопку «Закрыть».
  • Нажмите сочетание клавиш Alt+F4.
  • На панели инструментов справа от имени пользователя нажмите кнопку в открывшемся меню выберите пункт Выход.

Настройка оповещений о важных событиях ViPNet ЭДО Отчет

Чтобы быть в курсе о важных событиях в программе ViPNet ЭДО Отчет (например, о том, принят ли ваш отчет в контролирующем органе), вам не нужно специально заходить в программу и проверять статусы соответствующих отчетов и запросов. Вы можете просматривать всю нужную информацию в окне программы ViPNet ЭДО Отчет на панели оповещений или получать эту информацию в виде бесплатных SMS-сообщений или электронных писем.

Примечание. Также вы можете просматривать на панели оповещений и получать по электронной почте или SMS информацию о сроках сдачи отчетности в соответствии с календарем бухгалтера.

Чтобы настроить оповещения по SMS и электронной почте, выполните следующее:

  1. На панели инструментов щелкните значок и в появившемся меню выберите пункт «Настройки».
  2. В окне Настройки на панели навигации выберите раздел Оповещения.
  3. Укажите, как вы хотите получать оповещения:
  • Для получения оповещений по SMS установите флажок Оповещать по SMS, укажите телефонный номер и укажите время, в которое вы хотите получать SMS.

Примечание. Часовой пояс для указанного вами времени берется из системных настроек вашего компьютера.

Для получения оповещений по электронной почте установите флажок Оповещать по e-mail и укажите нужный адрес.

  1. Если это необходимо, укажите конкретные типы оповещений, которые вы хотите получать.
  2. Нажмите кнопку Подключить услугу.

Дождитесь получения кодов подтверждения, которые необходимы для завершения настройки оповещений. Код подтверждения для оповещений по SMS приходит в виде SMS-сообщения на указанный номер, для оповещений по электронной почте — в виде электронного письма на указанный адрес.

  1. В окне Подтверждение введите полученные коды подтверждения, затем нажмите кнопку «OK».
  1. В окне Настройки нажмите «OK». В результате настройка оповещений будет завершена.

Проверка наличия на сервере новой информации

Программа периодически проверяет наличие на сервере специализированного оператора связи следующей предназначенной для вас информации:

  • информации об этапах передачи документов (отчетов, запросов, формализованных документов, писем) в государственные контролирующие органы;
  • писем из контролирующих органов.

Если соединения с сервером нет (например, при временном отсутствии подключения к Интернету), информация, предназначенная для вас, остается на сервере специализированного оператора связи и будет передана вам сразу после восстановления соединения. Попытка соединения с сервером осуществляется автоматически при запуске программы, а также в процессе работы с определенной периодичностью.

Вы можете осуществить вручную соединение с сервером для получения предназначенной для вас новой информации (например, если вам сообщили по телефону, что вам отправлено письмо). Для этого на панели инструментов нажмите кнопку «Синхронизация».

Интерфейс программы ViPNet ЭДО Отчет

Внешний вид окна программы ViPNet ЭДО Отчет представлен на рисунке ниже:

Цифрами на рисунке также обозначены:

  1. Элемент Компания отображающий организацию, выбранную для сдачи отчетности от ее имени.

Если вы работаете в режиме УП то при нажатии на элемент Компания раскрывается список организаций, за которые вы можете сдавать отчетность.

  1. Элемент Календарь, отображающий информацию о сроках сдачи отчетов по разным направлениям.
  2. Панель инструментов.
  3. Имя вашей учетной записи в программе ViPNet ЭДО Отчет.
  4. Значок оповещений о событиях программы: ошибки, предупреждение об окончании срока действия доверенностей, направлений, информация об автоматическом переносе документов в архив.
  5. Панель навигации.

В программе ViPNet ЭДО Отчет вы можете выбрать один из режимов отображения панели навигации: Почта и Сортировка по направлениям. В режиме Почта вы можете просматривать информацию, сгруппированную по типам документов: отчеты и запросы, а также входящие, отправленные и удаленные письма и требования.

В режиме Сортировка по направлениям мы можете просматривать почтовые сообщения и формализованные документы, сгруппированные по следующим направлениям сдачи отчетности: ФНС, ФСС, Росстат и ПФР, а также выполнять операции с помощью следующих значков:

  • Значок — шаблоны документов, созданные с помощью мастера создания отчетов.
  • Значок — отчеты и запросы, помещенные в архив.
  • Значок — удаленные письма и документы.

Примечание. Вы можете выбрать режим отображения панели навигации в окне настроек программы ViPNet ЭДО Отчет.

  1. Панель просмотра: список документов из подраздела, выбранного на панели навигации. Чтобы отсортировать содержимое списка, щелкните заголовок столбца, по которому вы хотите выполнить сортировку.
  2. Панель информации: информация о документе, выбранном на панели просмотра.

Если на панели просмотра выбран отчет, запрос или формализованный документ, на панели информации отображаются:

  • Этапы передачи выбранного документа в контролирующий орган. Очередной этап становится активным после того, как документ пройдет этот этап.
  • Ссылка История. Предназначена для просмотра истории документа.
  • Кнопки для работы с документом.

Если на панели просмотра выбрано письмо, то на панели информации отображаются данные выбранного письма (адрес, прикрепленные файлы, текст письма).

Элемент «Компания»

Элемент Компания отображает организацию, выбранную для сдачи отчетности от ее имени. В зависимости от режима работы программы, с помощью данного элемента вы можете выполнять следующее:

  • в режиме собственной бухгалтерии — редактировать реквизиты вашей организации;
  • в режиме УП — регистрировать обслуживаемые организации.

В режиме УП при нажатии на элемент Компания открывается окно со списком организаций, за которые вы можете сдавать отчетность:

Цифрами на рисунке обозначены:

  1. Строка поиска: поиск по названию или фрагменту названия организации. Также на данной панели находятся две кнопки:
  • Кнопка Выбрать основную компанию, которая позволяет выбрать основную компанию для сдачи отчетности.
  • Кнопка Сохранить список компаний в файл, которая позволяет сохранять список компаний с их атрибутами (наименование, ИНН, КПП, ОГРН, ОКПО, РНС, срок действия доверенности в ФНС до) в файл формата CSV.
  1. Панель просмотра списка организаций. Для удобства просмотра вы можете выполнить следующие действия:
  • Чтобы отсортировать содержимое панели просмотра, щелкните заголовок нужного столбца.
  • Чтобы скрыть наименее информативные для вас столбцы, щелкните правой кнопкой мыши по названию столбца.
  1. Панель инструментов для работы со списком организаций. Содержит следующие кнопки:
  • для добавления новой организации в список обслуживаемых организаций;
  • для добавления или редактирования информации об организации;
  • для удаления организации из списка обслуживаемых организаций;
  • для восстановления организации в списке обслуживаемых организаций, если ранее она была удалена. Этот элемент отображается только при выборе в элементе Показать компании варианта Удаленные.
  1. Элемент Показать компании, с помощью которого вы можете регулировать перечень организаций, отображаемых на панели просмотра:
  • Обслуживаемые — содержит список всех зарегистрированных организаций.
  • В работе — содержит список организаций, по которым осуществляется электронный документооборот.
  • Удаленные — содержит список организаций, удаленных из списка Обслуживаемые или В работе.

Элемент «Календарь»

Элемент Календарь отображает календарь бухгалтера, где вы можете быстро найти информацию о сроках сдачи отчетности по разным направлениям.

С помощью календаря бухгалтера вы можете выполнять следующие действия:

  • просматривать информацию о сроках сдачи отчетности за весь год или по месяцам;
  • для удобства поиска по определенному периоду сдачи отчетности настраивать фильтры отчетов для отображения необходимой информации в календаре;
  • исходя из сроков сдачи отчетности, создавать и отправлять отчеты в контролирующие органы.

Цифрами на рисунке обозначены:

  1. Информация о текущем годе.
  2. Ссылка Настройки. Для выбора событий, которые будут отображаться в календаре бухгалтера, щелкните ссылку Настройки.
  3. Информация о текущем месяце. Для более детального просмотра информации о сроках сдачи отчетности за месяц щелкните его в календаре.
  4. Панель просмотра, где отображается информация о сроках сдачи отчетности.

Обновление версии программы

Программа ViPNet ЭДО Отчет автоматически проверяет наличие обновления при каждом запуске. Если выпущена новая версия программы ViPNet ЭДО Отчет, вы увидите информационное сообщение с предложением выполнить обновление. Обновление может быть как рекомендуемым, так и обязательным.

В этом случае выполните одно из действий:

  • Для установки обновления нажмите кнопку Установить.

После завершения загрузки обновления появится окно мастера установки ViPNet ЭДО Отчет. Следуйте указаниям мастера.

  • Для отказа от установки обновления нажмите кнопку «Отложить».

Внимание! Продолжение работы приложения ViPNet ЭДО Отчет без установки обязательного обновления невозможно.

При необходимости вы сможете выполнить установку рекомендуемого обновления позже, запустив проверку наличия обновления вручную. Для проверки вручную на панели инструментов щелкните значок и в появившемся меню выберите пункт Проверить обновление.